Wie man mit der Zeit umgeht, um bei der Arbeit effizienter zu sein

Ironisch, Zeitmanagement ist ein Problem, mit dem wir alle konfrontiert sind, aber wir haben keine Zeit, um darauf einzugehen. Es lohnt sich jedoch, ein bisschen Zeit damit zu verbringen, zu analysieren, wie wir unsere Zeit "verbringen" und darüber nachzudenken, wie wir effizienter sein können. Die Verwaltung der Zeit für effizientere Arbeit ist möglich, aber es ist ein Problem, dem wir uns stellen müssen.

Immerhin vergeht die Zeit. Und je mehr Zeit vergeht, ohne das Problem anzusprechen, desto mehr Zeit verlieren wir, desto mehr Energie wird verschwendet und desto mehr Möglichkeiten werden wir verlieren. Deshalb Es ist wichtig, unser Zeitmanagement zu analysieren, um die notwendigen Änderungen umzusetzen. 

21 Tipps zum Verwalten von Zeit und effizienter

Zeitmanagement ist ein komplexes Thema, das unter anderem von der Steigerung der Produktivität bis zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie reicht, Burnout vermeidet, gute Gewohnheiten schafft oder langfristige Ziele setzt. Planung und Priorisierung sind die Grundlagen, um unsere Zeit und unser Leben unabhängig von unserem Beruf zu kontrollieren. Der Autor Jory MacKay schlägt 21 Strategien vor, um die Zeit effektiv zu verwalten.

Verstehe, wohin deine Zeit geht

Beim Zeitmanagement geht es nicht darum, die Angst vor Zeitverschwendung zu unterdrücken. Es geht darum, die großen Vorteile unserer Zeit sinnvoll zu verstehen, erklärt MacKay. Daher die ersten Tipps und Strategien:

1. Verstehen Sie, warum Zeitmanagement wichtig ist. Beim Zeitmanagement geht es nicht darum, die Angst vor Zeitverschwendung zu ersticken. Es geht darum, die großen Vorteile einer vernünftigen Nutzung unserer Zeit zu verstehen.

2. Seien Sie realistisch, wie viel Arbeit Sie an einem Tag tatsächlich leisten können. Wir können uns die Zeit als eine Ressource vorstellen, die wir einfach mehr brauchen, aber mehr Zeit bedeutet keine produktivere Zeit. Die einfachste Form der Zeitverwaltung besteht darin, zu planen, wann und wo Sie arbeiten werden.

3. Finden Sie heraus, wo Sie Ihre Zeit verschwenden. Je mehr Sie verstehen, wie Sie Ihren Tag verbringen, desto effektiver werden Ihre Zeitverwaltungsbemühungen.

4. Legen Sie tägliche Ziele und Warnungen fest, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Sobald Sie einen Überblick darüber haben, wie Sie Ihre Zeit verbringen, können Sie täglich Änderungen vornehmen.

5. Erstellen Sie eine Morgenroutine, die Sie motiviert. Ein guter Morgenprogramm kann Sie auf einen produktiven und sinnvollen Arbeitstag vorbereiten, da Sie hier die Möglichkeit haben, mit einem positiven Impuls zu beginnen, den Sie während des restlichen Tages ausnutzen werden.

6. Rücktritt vom Multitasking. Studien haben gezeigt, dass es für den Menschen unmöglich ist, sich auf mehrere Aufgaben gleichzeitig zu konzentrieren. Wenn Sie den Fokus verlieren, hören Sie auf und schreiben Sie, was Sie denken, bevor Sie zur nächsten Aufgabe zurückkehren.

Priorisieren Sie sinnvolle Arbeit und delegieren Sie den Rest

Sobald wir wissen, wo unsere Zeit läuft, müssen wir entscheiden, wofür wir unsere Zeit verbringen sollen (und nicht), erklärt MacKay. Dafür:

7. Trennen Sie das Dringende von wichtigen Arbeiten. Wenn Sie unterscheiden, was dringend ist und was nicht und was nicht wichtig ist oder nicht, können Sie Ihre Zeit priorisieren und einen Kalender zeichnen, der Ihnen erlaubt, wichtigere Aufgaben zu erledigen und weniger als das, was nicht wichtig ist..

8. Prioritäten ohne Gnade setzen. Wählen Sie die Hauptziele und konzentrieren Sie sich darauf.

9. Verwenden Sie die 30X-Regel, um weitere Aufgaben zu delegieren. Mackay schlägt vor, die von Rory Vaden vorgeschlagene Regel zu befolgen, die vorsieht, dass wir uns 30 Mal so viel Zeit geben sollten, bis wir eine Aufgabe erledigen können, um jemanden dafür zu schulen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine andere Person zu delegieren und zu trainieren, erzielen Sie einen Nettozuwachs von 1100 Minuten pro Jahr. Oder, wie Vaden sagt, eine Steigerung von ROTI um 733% (Zeitgewinn).

10. Rufen Sie das "Nein" in Ihrem Wortschatz ab. Nach einem Artikel der University of Chicago und veröffentlicht in der Journal of Consumer Research, "Ich kann nicht" etwas sagen, statt "Ich kann nicht", erlaubte es den Teilnehmern, sich viel einfacher von ungewollten Verpflichtungen zu trennen.

Legen Sie einen effizienten Tagesablauf fest

Sobald das oben Gesagte fertig ist, Es ist Zeit, einen Zeitplan zu entwerfen Zeit effektiv verwalten.

11. Legen Sie Zeitpläne und keine Termine fest. Mackay greift hier auf den Rat von James Clear zurück. Anstatt sich eine Frist zu setzen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen (und sich dann als Fehlschlag zu fühlen, wenn Sie keinen Erfolg haben), wählen Sie ein wichtiges Ziel und legen Sie dann einen Zeitplan fest, um entsprechend zu arbeiten.

12. Programm mit der Zeit, nicht mit Aufgaben. Nehmen Sie große Aufgaben und teilen Sie sie in zeitlich festgelegte Sitzungen auf. Indem wir den Tag durch Zeitplanung anstelle von Hausaufgaben organisieren, bewegen wir uns vom Verwalten unseres Zeitplans um einen unbekannten Termin (Aufgabe) zu einem bekannten Zeitpunkt.

"Ein Kalender ist endlich; Es gibt nur eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Tag. Diese Tatsache wird klar, sobald wir versuchen, eine unwirkliche Anzahl von Dingen in einen begrenzten Raum zu bringen. ". 

-Peter Bregman-

13. Planen Sie die Zeit für Unterbrechungen und Pausen ein. Wir brauchen Zeit, um uns auszuruhen und davon auszugehen, dass es Unterbrechungen geben wird. Nicht darauf zu zählen ist chaotisch. Die Unterbrechungen kommen oder unsere Körper sagen uns, dass wir eine Pause machen müssen. Wenn wir damit nicht gerechnet haben, fällt plötzlich unser perfekt formuliertes Programm aus.

14. Separate Zeit Hersteller der Zeit Manager. Es ist sehr einfach, es mit administrativen Aufgaben zu füllen und nicht genügend Zeit für sinnvolle Arbeit zu lassen. Eins ist tun und noch einer handhaben.

15. Aktivitäten Charge die ganze woche. Gruppieren Sie ähnliche Aktivitäten und nutzen Sie die Dynamik, die Sie beim Start erhalten. Wendet das erste Gesetz der Newton'schen Bewegung auf die Produktivität an: "Ein Objekt in Bewegung, bewegt sich weiter".

Verwenden Sie den Ort zu Ihren Gunsten, um die Zeit zu verwalten

Ihr Kalender oder Ihre Zeitachse sind nicht die einzigen Zeitverwaltungswerkzeuge, die Sie haben. Mackay schlägt einige Möglichkeiten vor, die Sie am Arbeitsplatz nutzen können, um Ihre Arbeitsweise zu beeinflussen.

16. Testen Sie die Methode Popcorn am Arbeitsplatz um deine Zeit freizuschalten. Wenn Sie den Arbeitsplatz während des Tages wechseln, können Sie die Motivation und Produktivität aufrechterhalten. Diese Joel Runyon-Technik funktioniert folgendermaßen:

• Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie heute erledigen müssen.
• Teilen Sie diese Liste in 3 gleich große Abschnitte oder in drei Gruppen (Lose, gesehen in Rat 15)..
• Wählen Sie 3 verschiedene Standorte für jeden Arbeitsstapel.

17. Arbeiten Sie mit dem natürlichen Energiekreislauf Ihres Körpers. Arbeiten Sie, was für Sie am besten funktioniert, so dass Sie nicht nur darüber nachdenken, wie Sie Ihre Zeit, sondern auch Ihre Energie verwalten.

Schütze deine Zeit

Es wird nie einen Mangel an Dingen geben, die versuchen, Ihre Zeit zu beanspruchen. Deshalb müssen Sie es schützen, um eine falsche Verwendung zu vermeiden. Mackay schlägt folgende Tipps vor, um dies zu erreichen:

18. Verwenden Sie die strategische Faulheit an den richtigen Sachen arbeiten. Das Konzept von "strategischer Faulheit" bezieht sich auf die Priorisierung der Arbeit und der wichtigen Aufgaben und das Erlauben, faul zu sein, in dem sie keine Rolle spielen.

"Nichts ist weniger produktiv als effizienter zu machen, was überhaupt nicht getan werden sollte".

-Peter Drucker-

19. Automatisieren Sie fokussiertes, nicht verhandelbares Wetter den ganzen Tag über. Es ist wichtig sicherzustellen, dass sich Ihre konzentrierten Arbeitssitzungen reibungslos entwickeln. Dafür ist es wichtig, sich vor Ablenkungen zu schützen. Es gibt Tools, mit denen Sie anderen mitteilen können, dass Sie nicht automatisch verfügbar sind. Wenn nicht, können Sie nach Wegen suchen, um andere wissen zu lassen, dass Sie sich in einem Arbeitsmoment befinden, in dem Sie sich nicht stören können.

 20. Verwenden Sie die Ivy Lee-Methode, um den Tag richtig zu beenden. Ivy Lee schlug diesen einfachen fünfstufigen Tagesablauf vor, um maximale Produktivität zu erreichen:

• Schreiben Sie am Ende eines jeden Arbeitstages die sechs wichtigsten Dinge, die Sie morgen benötigen. Schreiben Sie nicht mehr als sechs Aufgaben.
• Geben Sie diesen sechs Elementen Priorität in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit.
• Konzentriere dich am nächsten Tag nur auf die erste Aufgabe. Arbeiten Sie, bis Sie die erste Aufgabe abgeschlossen haben, bevor Sie mit der zweiten Aufgabe fortfahren.
• Gehen Sie auf die gleiche Weise näher an den Rest Ihrer Liste heran. Verschieben Sie am Ende des Tages die unfertigen Elemente in eine neue Liste mit sechs Aufgaben für den nächsten Tag.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang an jedem Werktag.

21. Vergessen Sie nicht die Vorteile der Freizeit. Zeit managen bedeutet nicht nur zu arbeiten. Um ein Gleichgewicht im Arbeitsleben zu finden, das uns gesund und glücklich hält, müssen wir unbedingt Zeit für Erholung, Entspannung und Geselligkeit lassen.

Zeit zu managen und produktiver zu sein, ist für alle eine Herausforderung. Wir müssen uns jedoch bewusst sein, dass wir anhalten müssen und darüber nachdenken müssen, was wir tun, wie wir es tun und was wir wirklich erreichen wollen. Tun bedeutet nicht unbedingt zu arbeiten, geschweige denn zu beenden.

Verbringen Sie eine Zeit, die Sie brauchen, um Ihre Routinen zu analysieren und Ihre Aufgaben zu überdenken. Mit diesen Angaben zum Zeitmanagement ist es viel einfacher, sich Ihrer Arbeit oder Ihrem Studium zu stellen und bessere Ergebnisse zu erzielen.

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